遠距會議要注意哪些事？

從十一年前，就開始用遠距的方式工作
有時候工作團隊分佈在四五個國家，不同的時區
也遇過讓人想撞牆，手卻伸不到的狀況

最讓人擔心的，大約就是隔著網路，大家是否能夠真的投入有效率的工作
多年來，跌跌撞撞的摸索出一些方法，今天來分享我的做法
我的方法適合我的工作狀況，不一定適合你的行業
但幫助工作團隊投入的原則，很多是類似的
替大家整理起來，作為調整的參考

#遠距會議要注意哪些事？
#這麼多事情
記得第一次分享我的準備方式，有人很驚訝居然需要注意這麼多細節
其實不只是遠距的工作
平時在召開會議的時候，如果想要會議有效率，這些都是需要考慮的
如果覺得這樣做很麻煩
那你想想看，把時間寶貴的一群人召集起來，卻沒有效率，其實是很可惜的

#尋找適合遠距工作特質的夥伴
自主性比較強
對於時間可以遵守不用催促
有問題會主動提出
具有能夠操作遠距軟體的數位能力
備註：不是所有的工作都需要這樣的特質，也不代表工作夥伴不符合這樣的特質你就要趕走他?

#事先設定通話的目的
先想好會議的目的，只是要單純的傳達訊息，還是需要大家表達意見
要表達意見到什麼程度？只是提供建議供參考？還是需要發自內心的認同？
如果要傳達訊息，準備的資料是否足夠讓大家了解
沒有面對面的情況下，這個資料的形式要用影片？圖片？有什麼輔助可以讓大家快速理解

#時間設定
開始遠距工作前，跟工作團隊約好適合聯繫的時間點
設定需要的時間，評估會議時間對新手來講會比較困難
如果透過推測、紀錄、調整時間，會有幫助

#要求團隊使用桌機而不是手機小螢幕
若有文件需要共同閱讀協作
不論是網路或是系統
桌機的穩定性會比手機好

#要求測試
在正式的會議時間前
事先提供會議室(zoom)、協作文件連結
要求成員先登入測試麥克風、視覺、聲音
可以大量減少會議現場的脫機狀況

#安排小幫手
除了會議主持人，另外指定一位小幫手，如果有人掉出去
私下詢問是否需要連線幫助
避免主持人需要分心處理，導致會議中斷

#私下了解_拉近心理距離
了解個別同仁過去的工作習慣
是一下就可以進入狀況、事先都會做好功課的？
還是需要協助專心的個性？
提醒與實體不同，需要轉換心態與習慣
事前語音一對一搜集、溝通、邀請議題
事後私訊詢問是否有問題或補充
網路很有距離感，所以會需要靠關心去補足網路的疏遠感

寫到這裡，不知道你有沒有發現
幾乎大部分的工作，都是準備
是的，其實要安排一個有效率會議
最大的工作量都在會議之前
準備工作做好了，會議就會有效率了
不論是實體或是線上的，都一樣